ケロミの業務日誌

2020.09.30

精算書の喪失防止

岡山の経理・会計アウトソーシングならケロミの経理代行こんにちは。岡山経理・会計アウトソーシングならケロミの経理代行です。

秋風が心地よくなってきましたね。
朝晩は冷えるので風邪をひかないよう服装での調節に気をつけていきましょう!

さて、今回はケロミの出張経理先のお客様のお話です。

今はコロナの影響で頻度が激減していると思いますが、お仕事する上で発生する出張。
パソコンに保存していた書類雛形をパソコン廃棄と一緒に喪失……経理で仕訳を打ち込む前に出張精算書を作成している会社も多いと思います。
ある日、出張精算書のチェックをしていたらいつものフォーマットの精算書ではなく、レポート用紙に手書きされた清算書が出てきました。
清算書の雛形がダメになってしまったのだそう。

ケロミのお客様は出張精算書の紙を原本としてコピーして使っていらっしゃいました。
そして、ある日トラブルが発生!
出張精算書の紙の原本を汚損してしまったのです。
急いで電子媒体を探してみるもいっこうに見つかりません。
どうやらの担当者さんが保存していたファイルを引き継がないままパソコン自体を処分してしまったようだ……  とのこと。
そのうち新しく原本を作り直すことにし、しばらくは手書きの清算書で対応するのだそう。
なかなか大変そうです……。

雛形ファイルをパソコン本体に依存した方法で保存するとこういったトラブルも起こりがちです。
パソコン廃棄時の書類ファイルの喪失を防ぐために、クラウド上にファイルを保存するクラウドストレージがお勧めです。
クラウドストレージであれば、インターネットさえ繋がればいつでもどこでも書類ファイルを使うことができます。

更にデジタルシフトを進めて、kintoneのようなビジネスアプリ作成クラウドサービスを活用してみるのも一つの手です。
書類雛形データをクラウド上に保管できるのは当然として、書類データの入力・提出・集計まですべてオンラインで完結できます。
スマホでも操作可能なので、出張の移動中にリアルタイムで出張精算書が作成できちゃいます。

ケロミの会社、ネットリンクスではクラウドストレージ、kintoneなどのクラウドサービスの導入支援・開発代行も承っております。

岡山県南経理・会計・給与計算に関するアウトソーシングの他に、デジタルシフトをお考えの方はケロミの経理代行までお気軽にご相談ください。  

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